Introduction
« À quelle heure puis-je arriver ? » « Où est la boîte à clés ? » « Quel est le code Wi-Fi ? » Si vous répondez à ces questions à chaque séjour, vous perdez un temps précieux… et vous risquez d’oublier un détail important.
Les messages automatiques règlent ce problème. Programmés une seule fois, ils partent au bon moment, avec les bonnes informations, à chaque réservation. Vos voyageurs sont rassurés, et vous êtes libéré des répétitions.
Encore faut-il savoir quoi envoyer, et quand. Dans cet article, HOBE vous présente les 5 messages essentiels à programmer sur Airbnb, avec pour chacun le bon moment d’envoi, son contenu et un modèle prêt à copier.
Et si vous préférez déléguer toute la communication avec vos voyageurs, sachez qu’avec son offre de gestion digitale, HOBE prend en charge chaque échange avec vos voyageurs, pendant que vous gardez la main sur votre logement.
Réponse rapide
Les 5 messages automatiques à programmer sur Airbnb sont :
- la confirmation de réservation, juste après la réservation ;
- les instructions d’arrivée, la veille ou le matin de l’arrivée ;
- le message de bienvenue, quelques heures après l’arrivée ;
- les consignes de départ, la veille du départ ;
- le remerciement et la demande d’avis, le lendemain du départ.
Programmez-les avec la fonction « Messages programmés » d’Airbnb, et personnalisez-les avec le prénom du voyageur.
Sommaire
- 1. Le message de confirmation de réservation
- 2. Le message d’instructions d’arrivée
- 3. Le message de bienvenue
- 4. Le message de consignes de départ
- 5. Le message de remerciement et de demande d’avis
- 6. Comment programmer vos messages automatiques sur Airbnb ?
- 7. Et si vous préférez déléguer la communication avec vos voyageurs ?
- 8. Le calendrier de vos 5 messages
- 9. Conclusion
- FAQ
1. Le message de confirmation de réservation
C’est le premier contact avec votre voyageur. Il doit le rassurer sur son choix et ouvrir la conversation.
Quand l’envoyer ?
Juste après la réservation, idéalement dans l’heure.
Que doit-il contenir ?
- un remerciement pour la réservation ;
- un rappel des dates du séjour ;
- l’annonce des prochaines étapes : « vous recevrez les instructions d’arrivée la veille » ;
- une question simple pour personnaliser l’accueil.
Exemple de message
« Bonjour [Prénom], merci pour votre réservation du 2026 au 2026 ! Nous avons hâte de vous accueillir. Vous recevrez toutes les instructions d’arrivée la veille de votre séjour. D’ici là, venez-vous pour les vacances, un événement ou le travail ? Cela nous aidera à préparer au mieux votre venue. »
Notre conseil
Une seule question suffit. Elle montre votre attention et vous permet d’adapter l’accueil : lit parapluie pour une famille, bonnes adresses pour un couple, bureau dégagé pour un voyageur d’affaires.
2. Le message d’instructions d’arrivée
C’est le message le plus important. Une arrivée ratée, c’est un séjour qui commence mal… et souvent un avis qui s’en ressent.
Quand l’envoyer ?
La veille ou le matin de l’arrivée. Si le trajet demande de l’organisation (parking, transports), vous pouvez envoyer un premier message d’informations pratiques deux à trois jours avant.
Que doit-il contenir ?
- l’adresse précise et l’accès à l’immeuble ;
- l’heure d’arrivée possible ;
- l’emplacement et le code de la boîte à clés ou de la serrure ;
- le parking, s’il y en a un ;
- un lien vers le guide d’arrivée de votre annonce, illustré de photos ;
- un contact en cas de problème.
Exemple de message
« Bonjour [Prénom], tout est prêt pour votre arrivée demain ! L’arrivée est possible à partir de [heure]. Vous trouverez la boîte à clés à gauche de la porte d’entrée, code [XXXX]. Les photos de chaque étape sont dans le guide d’arrivée. En cas de souci, je reste joignable par la messagerie Airbnb. Bon voyage ! »
L’erreur à éviter
Envoyer le code d’accès dès la réservation. Plus un code circule tôt, plus le risque augmente.
Notre conseil
Faites tester vos instructions par une personne qui ne connaît pas le logement. Elle doit pouvoir trouver l’entrée, récupérer les clés et ouvrir la porte sans vous demander d’explication. Si elle hésite à une étape, simplifiez la consigne et ajoutez une photo dans le guide d’arrivée.
3. Le message de bienvenue
Autonome ne veut pas dire seul. Un message envoyé peu après l’arrivée montre que vous êtes présent, sans être intrusif.
Quand l’envoyer ?
Une à deux heures après l’heure d’arrivée prévue.
Que doit-il contenir ?
- un mot de bienvenue chaleureux ;
- le code Wi-Fi ;
- une invitation à signaler le moindre souci ;
- éventuellement, deux ou trois bonnes adresses à proximité.
Exemple de message
« Bienvenue [Prénom] ! Nous espérons que votre arrivée s’est bien passée. Le code Wi-Fi est [XXXX]. Si quoi que ce soit manque ou ne fonctionne pas, dites-le-nous : nous réglerons ça au plus vite. Bon séjour ! »
Notre conseil
Ce message est votre meilleure arme contre les mauvais avis. Un voyageur qui signale un problème pendant le séjour vous laisse le temps de le régler, au lieu de le découvrir dans son commentaire.
4. Le message de consignes de départ
Un départ mal organisé complique la journée de votre prestataire de ménage, et peut retarder l’arrivée du voyageur suivant.
Quand l’envoyer ?
La veille du départ, en fin d’après-midi.
Que doit-il contenir ?
- l’heure de départ ;
- les consignes essentielles : clés, poubelles, fenêtres, chauffage ;
- un remerciement pour le séjour.
Exemple de message
« Bonjour [Prénom], nous espérons que vous profitez bien de votre séjour ! Petit rappel pour demain : le départ se fait avant [heure]. Merci de remettre les clés dans la boîte, de sortir les poubelles et de bien fermer les fenêtres. Bon retour ! »
L’erreur à éviter
Une liste de consignes trop longue. Trois ou quatre points suffisent. Au-delà, le voyageur a l’impression de faire le ménage à votre place, et cela se ressent dans l’avis.
Notre conseil
Restez sur des consignes simples et justifiées. Demander de sortir les poubelles passe très bien. Demander de passer l’aspirateur, beaucoup moins.
5. Le message de remerciement et de demande d’avis
Le séjour est terminé, mais la relation ne s’arrête pas là. Ce dernier message laisse une dernière impression positive… et encourage l’avis.
Quand l’envoyer ?
Le lendemain du départ.
Que doit-il contenir ?
- un remerciement sincère ;
- un souvenir précis du séjour, si vous en avez un ;
- une invitation à laisser un avis ;
- une invitation à ajouter le logement à ses favoris Airbnb pour revenir.
Exemple de message
« Merci [Prénom] pour votre séjour ! Ce fut un plaisir de vous accueillir. Si vous avez deux minutes, votre avis nous aiderait beaucoup : il guide aussi les prochains voyageurs. Et si l’envie vous prend de revenir, ajoutez notre logement à vos favoris ! »
L’erreur à éviter
Proposer une contrepartie en échange d’un avis, ou demander l’e-mail du voyageur pour lui écrire en dehors d’Airbnb. Les deux sont interdits par la plateforme.
Notre conseil
Laissez aussi votre propre évaluation du voyageur rapidement. Sur Airbnb, les deux avis sont publiés en même temps : plus vite vous évaluez, plus vite son avis apparaît.
Comment programmer vos messages automatiques sur Airbnb ?
Airbnb propose une fonction intégrée : les messages programmés. Vous rédigez vos modèles une fois, choisissez le moment d’envoi (après la réservation, avant l’arrivée, avant ou après le départ), et Airbnb les envoie automatiquement à chaque voyageur.
PriceLabs explique pas à pas comment créer un message automatique sur Airbnb. Pour enrichir vos modèles, Minut propose aussi des exemples de messages pour hôtes Airbnb.
Les bons réflexes
- Personnalisez : utilisez le prénom du voyageur et adaptez le ton à votre logement.
- Faites court : un message lu sur téléphone doit tenir en quelques lignes.
- Relisez vos modèles chaque trimestre : un nouveau code, un nouvel équipement ou un changement d’horaire doit être mis à jour partout.
- Restez disponible : un message automatique n’empêche pas de répondre vite aux questions.
C’est d’ailleurs le principal piège de l’automatisation : des messages parfaitement programmés, mais une réponse qui tarde quand le voyageur pose une vraie question. C’est précisément là qu’intervient l’équipe HOBE pour les propriétaires qu’elle accompagne : des messages automatisés, complétés par des réponses humaines et rapides.
Notre conseil
Programmez vos 5 messages en une heure, une bonne fois pour toutes. C’est probablement l’heure la plus rentable que vous passerez sur votre annonce.
Et si vous préférez déléguer la communication avec vos voyageurs ?
Les messages automatiques ne sont qu’une partie de la communication voyageurs. Au quotidien, il y a surtout tous les autres messages : une question sur le parking, une demande d’arrivée anticipée, un conseil de restaurant, un souci de chauffage un dimanche soir… Chacun mérite une réponse rapide et chaleureuse, quelle que soit la demande.
C’est ce flux quotidien qui demande le plus de disponibilité, souvent le soir et le week-end. Et c’est lui qui fait la différence entre un voyageur simplement informé et un voyageur vraiment bien accueilli.
Si le temps vous manque, vous pouvez garder votre organisation sur le terrain et confier toute la partie digitale à une équipe spécialisée. C’est le principe de l’offre de gestion digitale de HOBE : vous gardez le terrain, HOBE pilote tout le reste.
Que prend en charge HOBE ?
- la mise en place et le suivi des messages automatiques ;
- la réponse rapide et chaleureuse à chaque message du quotidien, quelle que soit la demande ;
- la communication avec les voyageurs dès la phase de réservation ;
- des recommandations personnalisées : activités, restaurants, bonnes adresses ;
- l’accompagnement lors du check-in et une assistance voyageur virtuelle pendant le séjour ;
- le suivi de la satisfaction et la collecte des avis après le départ.
Vos prestataires s’occupent du logement. HOBE s’occupe de chaque échange avec vos voyageurs, des messages programmés aux réponses du quotidien.
Le calendrier de vos 5 messages
Conclusion
Les messages automatiques Airbnb vous font gagner un temps précieux, à condition d’envoyer les bons messages, au bon moment. Confirmation, instructions d’arrivée, bienvenue, consignes de départ et demande d’avis : ces 5 messages couvrent tout le parcours de votre voyageur.
Mais l’automatisation ne fait pas tout. Entre ces messages programmés, il y a le flux quotidien des échanges : questions, demandes particulières, imprévus. Chacun appelle une réponse rapide et chaleureuse, quelle que soit la demande. C’est cette touche humaine qui transforme un séjour réussi en excellent avis.
Et si vous préférez déléguer cette communication, l’offre de gestion digitale HOBE prend en charge les messages automatiques comme les réponses du quotidien, avec réactivité et bienveillance. Vous gardez la main sur le terrain, HOBE s’occupe de chaque échange avec vos voyageurs.
FAQ – Messages automatiques Airbnb
Quels messages automatiques envoyer sur Airbnb ?
Cinq messages suffisent : la confirmation de réservation, les instructions d’arrivée, le message de bienvenue, les consignes de départ et le remerciement avec demande d’avis.
Comment programmer un message automatique sur Airbnb ?
Avec la fonction « Messages programmés » de votre espace hôte. Rédigez votre modèle, choisissez le moment d’envoi, et Airbnb l’envoie automatiquement à chaque réservation.
Quand envoyer les instructions d’arrivée ?
La veille ou le matin de l’arrivée. Évitez de transmettre le code d’accès dès la réservation : plus il circule tôt, plus le risque augmente.
Les messages automatiques paraissent-ils impersonnels ?
Pas s’ils sont bien rédigés. Utilisez le prénom du voyageur, un ton chaleureux et des informations propres à votre logement.
Faut-il envoyer un message après l’arrivée ?
Oui. Un court message de bienvenue permet au voyageur de signaler un problème pendant le séjour, plutôt que dans son avis.
Peut-on demander un avis dans un message automatique ?
Oui, en invitant simplement le voyageur à partager son expérience. En revanche, toute contrepartie en échange d’un avis est interdite.
Peut-on déléguer la communication avec ses voyageurs ?
Oui. Avec l’offre de gestion digitale HOBE, l’équipe gère chaque échange avec vos voyageurs, des messages automatiques aux réponses du quotidien. Vous gardez la main sur le terrain.